Jak możesz skutecznie ocenić, czy Twoje działania w firmie przybliżają Cię do wybranego celu? Tu z pomocą przychodzą wskaźniki KPI. Co to jest? W tym przewodniku znajdziesz przykłady i praktyczne porady, które pomogą Ci dobrać kluczowe wskaźniki efektywności dla Twojego zespołu.
Od jakiegoś czasu, wspólnie ze sprzedawcą jednej z firm, dla której MK Digital Journey świadczy usługi marketingowe, staraliśmy się przekonać dyrekcję do nowej inwestycji. Zaplanowaliśmy wstawienie 10 wysokiej jakości stojaków promocyjnych do sieci sklepów branżowych.
Głównym wyzwaniem całej operacji był wysoki koszt produkcji pojedynczego stojaka oraz przekonanie dyrekcji firmy, że inwestycja się zwróci. Oprócz precyzyjnego dobrania lokalizacji, musieliśmy więc dostarczyć „twardych” danych, które uzasadnią wydatek.
Nasz plan był prosty: bez narażania firmy na duże koszty wstawiliśmy jeden stojak do sklepu, który od 3 lat generował sprzedaż na podobnym poziomie. Ustaliliśmy termin 3 miesięcy, podczas których analizowany był poziom sprzedaży produktów w danym sklepie „przed” i „po” wstawieniu stojaka.
Na efekty nie trzeba było długo czekać – już w dniu montowania stojaka, jeden z klientów kupił siedem palet (7 palet!) promowanego produktu!
Z konkretnymi danymi o wiele łatwiej było przekonać dyrekcję firmy do inwestycji w kolejne stojaki. Zwiększenie sprzedaży było więc jednym z kluczowych czynników, który pozwolił nam zmierzyć efektywność naszego działania marketingowego.
Mierz To, Co Jest Ważne.
Bez względu na to, czy pracujesz w sprzedaży, marketingu czy logistyce, chciałbyś mieć pewność, że Twoje działania są ważne i przynoszą spodziewane rezultaty. To oczywiste, bo wszyscy lubimy dokładać swoją cegiełkę do sukcesu firmy.
To właśnie kluczowe działania, które można zmierzyć, przeanalizować i dostosować, pozwolą Ci ocenić, czy Twoja firma idzie w dobrym kierunku i osiągnie zamierzone cele.
Czasami wykonanie jednego, przemyślanego zadania, daje o wiele lepsze rezultaty niż wykonanie dziesięciu innych, ale mniej istotnych.
Tym właśnie są KPI.
KPI – Co To Jest?
KPI (ang. key performance indicators) są więc kluczowymi wskaźnikami efektywności naszych działań w czasie i dla określonego celu. To właśnie wskaźniki KPI pozwalają ustalać główne cele dla zespołów Twojej firmy oraz określać kamienie milowe potwierdzające postęp.
Wskaźniki efektywności pozwalają również osobom w różnych działach Twojej organizacji podejmować lepsze decyzje, oparte na konkretnych danych. Mówiąc krótko, te wskaźniki pozwalają się skupić na tym, co jest naprawdę ważne.
Dobrze dobrany wskaźnik wydajności pozwala śledzić: skuteczność, jakość, terminowość, zarządzanie, zgodność, zachowania, wydajność projektu, wydajność personelu lub wykorzystanie zasobów.
W dalszej części przewodnika znajdziesz przykładowe KPI dla poszczególnych działów w Twojej firmie. Ale teraz skupmy się na tym…
Pobierz bezpłatny e-book „Skuteczny Content Marketing”
Zapisz się do newslettera dla marketerów i odbierz bezpłatnego e-booka. To praktyczne porady, dzięki którym przyciągniesz i zaangażujesz klientów dzięki content marketingowi.
Dołączając do naszej społeczności, będziesz otrzymywał wyłącznie wiadomości związane ze skutecznym marketingiem.
Dlaczego KPI Są Takie Ważne?
Główne wskaźniki efektywności odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu poszczególnymi działami w firmie. Bez względu na mniejsze cele każdej z jednostek, wszystkie muszą wspierać główne cele organizacji.
Oto kilka najważniejszych powodów, dla których powinieneś mieć wskaźniki KPI:
- Utrzymują zespoły na właściwym kursie: Bez względu na to, czy mierzony jest sukces projektu, czy efektywność pracowników, wskaźniki wydajności pozwalają wszystkim zespołom iść w jednym kierunku. Każdy zespół również wie, czego się od niego oczekuje.
- Umożliwiają kontrolę sytuacji: Kluczowe wskaźniki efektywności dają realistyczny i obiektywny obraz Twojej firmy: od czynników ryzyka, po wskaźniki finansowe.
- Pozwalają dokonać korekt: KPI pozwalają wyraźnie zobaczyć Twoje sukcesy i porażki. Dzięki temu możesz robić więcej tego, co działa, a mniej tego, co nie działa.
- Zwiększają odpowiedzialność zespołów: Upewnij się, że każdy pracownik dostarcza wartości dzięki wskaźnikom efektywności. To pomoże pracownikom śledzić ich własne postępy oraz pomoże menadżerom w realizowaniu zadań.
Rodzaje Wskaźników KPI.
Niektóre kluczowe wskaźniki efektywności pomagają monitorować miesięczne postępy, a inne skupiają się na dłuższej perspektywie. Wszystkie z nich mają jednak jedną wspólną cechę – są powiązane z celami strategicznymi Twojej firmy.
Oto kilka najpopularniejszych typów wskaźników KPI.
- Strategiczne: Te wskaźniki monitorują cele organizacyjne. Kierownictwo zazwyczaj skupia się na jednym lub dwóch strategicznych wskaźnikach KPI. Wszystko po to, aby dowiedzieć się, jak organizacja radzi sobie w danym momencie. To mogą być np. zwrot z inwestycji, przychody lub udział w rynku.
- Operacyjne: te wskaźniki zazwyczaj mierzą wydajność w krótszym czasie i koncentrują się na procesach organizacyjnych i wydajności. To może być, np. sprzedaż według regionu lub średnie koszty transportu.
- Jednostki funkcjonalnej: Wiele kluczowych wskaźników wydajności jest powiązanych z określonymi funkcjami, takimi jak marketing, finanse lub IT. Podczas gdy dział IT może śledzić czas do rozwiązania problemu lub średni czas pracy bez przestojów, wskaźniki KPI dla finansów śledzą marżę lub zwrot z aktywów. Te funkcjonalne KPI można również sklasyfikować jako strategiczne lub operacyjne.
- Wyprzedzające i śledzone: Bez względu na rodzaj zdefiniowanego kluczowego wskaźnika efektywności, powinieneś znać różnicę między wskaźnikami wyprzedzającymi a wskaźnikami śledzonymi. Podczas gdy wyprzedzające KPI mogą pomóc w przewidywaniu wyników, śledzone KPI śledzą to, co już się wydarzyło. Firmy używają kombinacji obu, aby mieć pewność, że śledzą to, co najważniejsze.
Jak Rozwijać Wskaźniki Wydajności?
Przy tak dużej ilości danych może cię kusić, żeby mierzyć wszystko – a przynajmniej rzeczy, które najłatwiej zmierzyć. To błąd, którego nie chcesz popełnić.
W przeciwnym razie będzie miał wiele wykresów i obliczeń, z których nic tak naprawdę nie wynika. Pracownicy będą produkowali czasochłonne raporty, ale nie będą one dostarczały wartościowych informacji, które pomogą Twojej firmie pójść do przodu.
Musisz mieć pewność, że mierzysz tylko kluczowe wskaźniki efektywności, które pomogą Ci osiągnąć cele biznesowe.
Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących opracowywania właściwych wskaźników KPI.
- Zdefiniuj sposób wykorzystania KPI: Porozmawiaj z osobami, które będą korzystać z raportu KPI, aby dowiedzieć się, co chcą osiągnąć i jak będą z nich korzystać. Pomoże to zdefiniować kluczowe i wartościowe wskaźniki KPI dla użytkowników biznesowych. Stwórz kulturę opartą na KPI: kluczowe wskaźniki wydajności niewiele znaczą, jeśli ludzie nie rozumieją, czym one są i jak z nich korzystać (w tym, co właściwie oznaczają literki KPI).
- Powiąż je z celami strategicznymi: jeśli Twoje KPI nie odnoszą się do tego, co chcesz osiągnąć w swojej firmie, marnujesz czas. Chociaż mogą one być związane z określoną funkcją biznesową, taką jak HR lub marketing, każdy kluczowy wskaźnik wydajności powinien bezpośrednio wiązać się z ogólnymi celami biznesowymi. Wybierz KPI, które mają największe znaczenie.
- Napisz SMART KPI: Najbardziej efektywne KPI są zgodne ze sprawdzoną formułą SMART. Upewnij się, że są one konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i ograniczone w czasie. Może to być np. wzrost sprzedaży o 5% na kwartał.
- Dbaj o to, aby były jasne: wszyscy w organizacji powinni rozumieć Twoje kluczowe wskaźniki efektywności, aby móc na nich działać. Dlatego tak ważna jest umiejętność korzystania z danych. Edukuj pracowników, przypisuj im odpowiednie KPI, aby wszyscy podejmowali decyzje, które posuwają Twoją firmę do przodu.
- Zaplanuj korektę: w miarę zmian firmy i klientów może być konieczne zrewidowanie kluczowych wskaźników wydajności. Być może niektóre z nich nie są już aktualne lub musisz dostosować je w oparciu o wydajność. Spotykaj się regularnie, uważnie przyglądaj się wydajności i wprowadzaj poprawki.
- Unikaj przeciążenia KPI: Analiza biznesowa dała organizacjom dostęp do stosów danych i wizualizacji danych, ułatwiając mierzenie praktycznie wszystkiego. Pamiętaj, że definicja kluczowego wskaźnika wydajności odnosi się do najważniejszych celów.
Przykłady Wskaźników Efektywności
Nie ma dwóch firm o identycznej sytuacji rynkowej, a więc kopiowanie pełnego zestawu wskaźników innej firmy do Twojej mija się z celem. Wybrane kluczowe wskaźniki efektywności powinny być dobrane do specyfiki Twojej organizacji.
Każdy dział w Twojej firmie ma swoje unikalne kluczowe wskaźniki efektywności, które pozwalają monitorować progres. Oto kilka przykładowych KPI dla różnych działów.
Marketing KPI
Czasy, w których dział marketingu nie mógł do końca zmierzyć efektów swojej pracy są już daleko za nami. Jak widziałeś na przykładzie zwykłego stojaka w sklepie, można wybrać wskaźnik, który określi sukces działania.
Gdy przejdziemy do marketingu internetowego opanowanie wydatków, współczynników konwersji i innych wskaźników sukcesu jest jeszcze łatwiejsze. Świat digital marketingu opiera się na konkretnych liczbach.
Musisz jednak jasno zdefiniować kluczowe wskaźniki efektywności i dopasować je do celów strategicznych organizacji.
Oto kilka marketingowych wskaźników KPI, od których możesz zacząć.
KPI dla stron internetowych
KPI Google Ads
KPI social media
KPI email marketing
Przykładowe KPI w Innych Działach Organizacji.
Wskaźniki KPI w Sprzedaży
Wskaźniki KPI w obsłudze klienta
Wskaźniki KPI w logistyce
Kluczowe wskaźniki wydajności IT
Podsumowanie
Transformacja cyfrowa dała organizacjom szeroki dostęp do stosów danych oraz metod ich wizualizacji. W takiej sytuacji bardzo kusi, żeby mierzyć praktycznie wszystko. Ale czy na pewno warto mierzyć wszystko?
Czasami wykonanie jednego, przemyślanego zadania, daje o wiele lepsze rezultaty niż wykonanie dziesięciu innych, ale mniej istotnych.
Tym są właśnie KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności. To właśnie te kluczowe dane pozwalają ci określić, czy Twoja firma poprawia swoją sytuację na rynku.
Dzięki tym wskaźnikom możesz robić więcej tego, co działa, a mniej tego, co nie działa.
Nie mierz wszystkiego. Rozwiń wskaźniki efektywności dopasowane do Twojego biznesu i mierz tylko, co ważne.
